Des erreurs de synchronisation peuvent parfois survenir entre Dext Paiements et Xero, ce qui peut entraîner une désynchronisation des factures, des paiements ou des transactions bancaires. Cet article explique ce que sont les erreurs de synchronisation, pourquoi elles surviennent et quel est leur impact sur vos données. Il détaille également les étapes à suivre pour les résoudre en toute sécurité.
Important : au Canada, Dext Paiements est actuellement disponible pour les comptes Dext intégrés à QuickBooks Online et à Xero.
Qu’est-ce qu’une erreur de synchronisation ?
Une erreur de synchronisation se produit lorsque les informations de paiement dans Dext Paiements et dans Xero ne correspondent plus. Bien que ce cas soit rare, il peut entraîner des écarts, par exemple :
une facture marquée comme payée dans Dext Paiements, mais toujours impayée dans Xero
des transactions bancaires affichées dans Xero, mais non associées à la bonne facture
Les erreurs de synchronisation doivent être résolues rapidement afin de garantir l’exactitude de votre comptabilité et d’éviter les paiements en double.
Comment la synchronisation entre Dext Paiements et Xero est-elle censée fonctionner normalement
Lorsque vous traitez un paiement dans Dext Paiements, les actions suivantes se déroulent automatiquement :
La facture dans Xero est automatiquement mise à jour pour indiquer le paiement.
Un paiement correspondant est créé dans Xero.
Une transaction bancaire est créée dans Xero via le flux bancaire, une fois le paiement réglé.
Ce processus permet de garder les factures, les paiements et les transactions bancaires alignés entre Dext et Xero.
Causes courantes des erreurs de synchronisation
Les erreurs de synchronisation ne surviennent que dans un petit nombre de cas. Elles se produisent généralement quand des changements sont effectués après la création d'un paiement, ou quand une synchronisation est interrompue.
Scénario 1 : modifications apportées dans Xero après le paiement
Une erreur de synchronisation peut survenir si des modifications sont effectués dans Xero après le paiement, par exemple si :
un paiement associé à une facture est supprimé manuellement dans Xero, puis
la facture est annulée ou modifiée
Dans ce cas :
le paiement continue d'apparaître sur le relevé bancaire
la facture n'est plus correctement associée au paiement dans Xero
Une autre cause fréquente est la modification de paiements qui faisaient partie d’un paiement groupé (Batch payment) dans Xero. Si vous modifiez un paiement individuel faisant partie d’un paiement groupé, Xero va automatiquement :
supprimer le paiement groupé d’origine ;
le recréer sous la forme d’un nouveau paiement, avec de nouveaux identifiants de paiement.
Dans ce cas, Dext Paiements risque de ne plus pouvoir faire correspondre les paiements mis à jour dans Xero, car Dext conserve les identifiants de paiement d'origine. Cela peut entraîner un avertissement ou une erreur de synchronisation dans Dext Paiements.
Scénario 2 : paiement traité, mais non créé dans Xero
Dans de rares cas, un paiement est traité avec succès par Dext Paiements, mais l'enregistrement de paiement correspondant n'est pas créé dans Xero. Cela peut être dû à :
des problèmes de synchronisation temporaires
des erreurs de validation renvoyées par Xero
des interruptions réseau ou API au moment de la création du règlement groupé
Dans ce cas, vous pouvez remarquer :
que le paiement apparaît sur le relevé bancaire ou dans le flux bancaire
que la facture est toujours indiquée comme impayée dans Xero
qu’une erreur ou un avertissement de synchronisation s’affiche dans Dext Paiements
que d’autres paiements sont temporairement bloqués afin d’éviter un double paiement accidentel.
Impact des erreurs de synchronisation sur vos données
Lorsqu'une erreur de synchronisation se produit :
le relevé bancaire affiche un paiement effectué
aucun paiement correspondant ni aucune transaction de dépense directe (Spend Money) n’apparaît dans Xero.
le solde de la facture dans Xero peut être incorrect
la facture pourrait être incluse par erreur dans un autre règlement groupé si le problème n'est pas résolu
Comment résoudre une erreur de synchronisation
Pour rétablir des données exactes et débloquer les paiements, réconciliez le paiement effectué dans Xero.
Enregistrer le paiement sur la facture d'origine
Ouvrez la facture concernée dans Xero.
Enregistrez manuellement un paiement sur la facture, avec le bon montant et la bonne date.
Une fois les données corrigées dans Xero, confirmez l'avertissement de synchronisation dans Dext Paiements en sélectionnant le bouton J'ai compris.
Autre possibilité, puisque le paiement apparaît sur le relevé bancaire dans Xero :
Utilisez Find & Match pour associer la transaction bancaire à la bonne facture, si Xero ne le fait pas automatiquement.
Une fois les données corrigées dans Xero, confirmez l'avertissement de synchronisation dans Dext Paiements en sélectionnant le bouton J'ai compris.
Important : ne créez pas de nouveau règlement groupé pour la même facture tant que le problème de synchronisation n'est pas résolu.
Quand contacter le support Dext
Contactez le support Dext si :
vous n'arrivez pas à réconcilier le paiement dans Xero
l'avertissement de synchronisation persiste après la correction des données
vous n'êtes pas certain de la façon d'enregistrer le paiement
Bonnes pratiques pour éviter les problèmes de synchronisation
Pour réduire le risque d'erreurs de synchronisation entre Dext Paiements et Xero :
évitez de supprimer ou d'annuler des paiements dans Xero sans en vérifier l'impact
résolvez les avertissements de synchronisation dès qu'ils apparaissent
vérifiez attentivement les factures avant de les inclure dans un règlement groupé
définissez clairement vos circuits de validation et vos processus de paiement